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会議体規程
- 掲示板ID: 4080000000762309507
- 投稿ID: 4080000000762525364
- 投稿日時: 2026-02-18T07:41:02+09:00
- 投稿者: 堀田信弘
第1条（目的）この規程は、ネクストホールディングス株式会社（以下、「親会社」という）およびその子会社・関連会社（以下、「当社」という）グループにおける会議の効率的、効果的運営に関する基本的事項を定めるものである。第2条（定義）この規程において「会議」とは、運営、問題解決などのための調整や意思決定、または議論等を通じて協議するものであって、5人以上の者が同時に集まることをいう。2.連絡、報告などの協議を伴わないもの、または5人未満の場合は、本規程では「ミーティング」という。第3条（会議の種類）当社における会議には、「打ち合わせ」「会議」「会議体」の3種類がある。本規程では、この3つを総称して会議という。2.打ち合わせとは、意思決定を伴わない調整や少人数の議論等を通じて協議するものをいう。3.会議とは、調整や議論等を通じて協議したのちに、決裁権限者が意思決定を行うものである。4.会議体とは、調整や議論等を通じて協議したのちに、参加者全員による意思決定を行うものである。第3条（会議開催の原則）会議の開催は、時間と人数によるコストを最小限にしなければならない。また、報告や連絡などはメールや社内チャット及び小規模ミーティングでの開催を原則として協議や意思決定を伴わない会議は開催しない。第4条（会議体の位置付け）会議の中で、最も重要な位置付けとなるものが会議体であり、主に取締役、株主総会など会社法に準じて開催されるものを意味する。会議体の構成及び運営方法について、取締役会規定によるものとし、従業員による開催招聘は行えない。第5条（会議の位置付け）会議体を除く会議は、業務内において意思決定がされる極めて重要な位置付けとされる。従って、会議への参加者は原則として他の業務よりも優先して参加しなければならない。2.同一内容での会議は、緊急開催を除いて、原則として月に複数回の開催とならないように開催頻度を最小限に抑える。3.意思決定を伴う会議では、開催前に可能な限り打ち合わせを重ね、十分な議論が行われるようにしなければならない。第6条（打ち合わせの位置付け）協議が主体の行う打ち合わせは、意思疎通、共通認識を図るために頻繁に開催することが望ましい。但し、原則として通常業務の遂行を優先し、業務への負担にならないように十分に配慮しなければならない。2.打ち合わせは、厳選した最小限度の招集とし、原則として10名以内としてそれを超える開催は認められない。3.打ち合わせの時間は原則として1時間以内とし、時間内に終了できないものは次回開催として時間超過しないようにする。第7条（会議の計画）会議の開催を計画するものは事前に部門長と相談のうえ、会議以外の実現方法などを十分に精査したうえで会議の必要性を判断しなければならない。2.会議の計画を吟味して、会議目的やテーマの企画、最小参加人数、開催時間、期間などを明確にして進めなければならない。第８条（会議の時間）会議の時間は原則として1時間以内とし、あらかじめ定められた議題の中で、協議すべき優先順位の高いものから順次進めるとし、時間内に終了できないものは引き続き継続審議とする。2.あらかじめ議題が多いと想定される場合には、原則として会議を数回に分けるか、事前に1時間を超過することが予測できる場合にはあらかじめ終了時刻を設定しなければならない。ただし、2時間を超える会議の開催は認めない。第９条（会議の開催時刻）会議の開催は、緊急事態を除き原則として就業時刻内に終えるようにしなければならない。2.会議の終了時刻があらかじめ終業時刻を超える場合には、参加者に対してその旨を伝え、事前に部門長より残業命令を出さなければならない。第10条（会議への参加方法）会議への参加は、特段の理由がない限り、原則としてリモートでの参加を認める。会議主催者は、移動コストなどを考慮して、可能な限りリモート参加を推進し、リモート会議を前提とした会議運営をしなければならない。2.リモート参加者は、対面での参加と同様に、会議に集中して途中で電話や作業による中断をしないようにしなければならない。なお、原則としてカメラを起動し、やむ得ない場合にはその旨を参加者に通知する。第11条（会議の議事順）会議の議事の順位は、決議事項、協議事項、報告事項の順とする。各事項においてあらかじめそれぞれ議題を設定し、議事進行における時間配分を計画しなければならない。2.前条に示す会議の時間内に終了できない場合には、報告事項はメールやチャット等にて事後に周知するものとして省略可能とする。第12条（会議の運営責任者）会議の開催にあたっては、原則として会議招集者をその会議の運営責任者とする。運営責任者は、会議の招集から会議の議事進行を適確に進め、会議の目的が果たされるようにしなければならない。2.会議の運営責任者について、参加者の総意によって選任することができるものとする。第13条（招集手続）会議の運営責任者は、参加者へ招集通知を発信し、事前に議案を整理して参加者へ配布、通知しなければならない。2.運営責任者は、招集通知および資料の配布の事務について、別途事務局を設定のうえ、その職務を代行させることができる。第14条（会議・会議体の開催の承認）10名を超える会議の開催については部門長の承認を要す。また、20名を超える会議または部門をまたがる参加者の会議及び社外参加者を含む会議は、担当役員の承認を要す。2.会議体の開催は、役員会または賞罰委員会などの経営会議等を意味し、従業員による開催の招集は行えない。第15条（会議の参加人数）会議の出席者は、コスト意識をもって厳選した最小限度の招集とし、原則として10名までとする。2.部門をまたがって10名を超えるような大規模会議においては、原則として同一部署からの複数名参加をしないものとする。なお、部署代表として参加する際には、事前に予備として代理人を選定し、欠席する際には代理人を参加させなければならない。3.会議参加者の総数が10名を超える場合には前条に従って承認が必要となる。第16条（資料の事前準備）会議で使用する資料は簡潔にまとめて、できる限り少ない分量として電子化する。2.運営責任者または事務局は、原則として会議開催通知と同時または遅くても会議開催前日まで事前配布しなければならない。第17条（会議の出席者）会議の参加にあたっては、議事事項に直接関係または責任を有するものが協議に参加することを原則とする。2.会議参加者は、それぞれの議題について、当事者意識を持って積極的に意見しなければならない。第18条（資料内容の検討）参加者は事前に必ず資料に目を通し、検討事項が必要な場合は事前に意見をまとめ発表の準備をして参加しなければならない。第19条（議事の決定）決議事項、協議事項の決定は、運営責任者が会議構成員と協議の上でこれを決定するものとする。2.原則として会議当日までに運営責任者に議題として提示されてない事項については、当日の会議の決議事項、協議事項にすることはできない。第20条（議題の主担当）各議題については、運営責任者に議題を上程したものが主担当者としてその主旨、及び目的について説明しなければならない。2.会議時に議題の主担当者が遅刻または欠席などで議事に参加できない場合には、原則として議事として取り下げられる。ただし、主担当者が事前に別の参加者に主担当を委任した際にはこの限りではない。第21条（会議の進行）会議の進行役は原則として会議運営責任者として、会議の進行は予め計画して、目的や目標に沿って効果的に進めることとする。2.会議運営者は、必要に応じて進行役を別途参加者の中から選任することができる。3.会議の結論を会議終了前に出席者全員で確認し、その後の役割分担等を明確化しておく。第22条（議事録）打ち合わせ以外の会議については、運営部署の事務局が議事録の作成を行い、次の事項を議事録としてまとめる。また必要に応じ報告書または資料等を関係者並びに関係部署に会議終了後の7日以内に配付するものとする。（1）会議の名称（2）開催日時、場所（3）出席者（4）議事要領、決議事項（5）重要な少数意見（6）その他特記事項第23条（会議参加時の留意事項）会議参加者は会議の運営にあたり以下の原則を守るものとする。①開始時間、終了時間を厳守する。②事前に資料を読み十分内容を把握し、目的に沿って検討する。③当事者意識を持って発言し、発言は簡潔に行う。④遅刻欠席の場合は事前連絡を行い、進行の妨げにならないようにする。⑤議事進行がスムーズに進むように協力する。⑤会議中の電話や来客の取り次ぎは禁止する。第24条（改廃）この規程の改廃は、別に定める「規程管理規程」によるものとする。附 則この規程は、2026年4月1日より施行する。