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電子署名管理規程
- 掲示板ID: 4080000000758660599
- 投稿ID: 4080000000762928493
- 投稿日時: 2026-02-18T16:53:06+09:00
- 投稿者: 堀田信弘
第1条（目的）この規程は、ネクストホールディングス株式会社（以下、「親会社」という）およびその子会社・関連会社（以下、「当社」という）における電子文書に対する電子署名及び電子的措置（当社において発行または受理する電子文書に付与する、電子的な徴証であり、紙文書における印章やサイン（署名）に相当する役割を果たすものであって、直接的または間接的に当社の権利義務を発生させる証とするものまたは手段）について、電子署名の制定、改廃、署名及び管理に関する事項を定める。第2条（定義）この規程において以下の用語はそれぞれ以下の意味を有する。（1）「電子文書」とは、電子的に作成された契約書、証明書その他の文書をいう。（2）「電子署名」とは、ある電子文書がある者により作成（契約の場合は締結。以下同じ）されたものであることを示すために行われる電子的措置をいう。（3）「署名指示」とは、事業者署名型電子契約サービスにおいて、当該サービスの提供事業者に対して電子署名するよう指示することをいう。（4）「署名名義人」とは、署名付き電子文書上にその電子署名をした者として表示される者またはその者に署名指示をした者をいい、法人その他団体（以下「法人」と総称する）が作成する電子文書システムについては、その法人に代わり電子署名をした者として表示される、またはその者に署名指示をする、その法人の代表者、役員その他の者をいう。（5）「署名申請者」とは、当社の社員または役員（以下「社員」と総称する）であって当社が単独でまたは他の者と作成する電子文書への電子署名を申請する者をいう。（6）「署名権限者」とは、電子署名に署名し、または電子署名をする者に署名指示できる権限者をいう。（7）「指定システム」とは、当社が署名付き電子文書の作成及び相手方への送信に使用するシステム（事業者署名型電子契約サービスにおいて、当該サービスの提供事業者が用いるシステムを含む。）として指定するシステムをいう。（8）「システム使用者」とは、署名申請者、その申請の承認者及び回覧先、署名名義人、その他当社において指定システムを使用する者をいう。（9）「指定ID等」とは、当社がシステム使用者に付与または指定する指定システム使用に必要なID、パスワード、メールアドレス等をいう。（10）「指定マニュアル」とは、当社が定める指定システムの使用手続及び方法を記したものをいう。（11）「電子証明書」とは、行政手続きのオンライン申請時等、申請人の本人確認等をオンラインで行なうために、用いられる証明書をいう。（12）「管理責任者」とは、この規程全ての責任を負う者をいう。（13）「所管担当者」とは、署名以外の行為である、電子署名の制定、改廃、管理等の手続きを行う者をいう。第3条（管理責任）管理責任者は、当社経営企画室責任者とする。2.事業者署名型電子契約サービスを利用する場合、管理責任者が承認する。第4条（原則）当社に対外的な権利義務を発生させる電子文書には、原則としてこの規程に定める電子署名を使用する。第5条（署名）署名権限者は、「印章・署名管理規程」に定める権限者と同一とする。第6条（指定システム等による電子署名）当社が単独でまたは他の者と作成する署名付き電子文書は、指定システム、指定ID等を含め、当社が指定するところにより作成しなければならない。ただし、第9条または第10条に定める場合を除く。2.署名名義人等のシステム使用者は、当社が認めた場合に限り、その部下その他の者に指定ID等の管理及び電子署名のための電子的措置等を行わせることができる。ただし、この場合、署名名義人等のシステム使用者は、部下等による行為がこの規程に従い行われるよう適切に監督しなければならない。第7条（署名付き電子文書作成の申請・稟議・送信・保存）署名付き電子文書の作成は、「稟議規程」に定める申請、承認及び回覧（以下「稟議」という）を経て行われなければならない。また、その申請前に当社法務部の審査が必要な文書についてはその審査を経なければならない。2.署名付き電子文書の作成の稟議及び法務審査済みの確認、署名名義人による電子署名及び相手方がある電子文書の相手方への送信その他の事項は、指定マニュアルに従い行わなければならない。3.署名付き電子文書は指定マニュアルに従い保存しなければならない。第8条（相手方がある署名付き電子文書）当社が他の法人（以下「相手方法人」という）との契約を署名付き電子文書で締結する場合、事前に以下の事項について相手方法人との間で合意しなければならない。（1）その契約を、指定システム上で署名付き電子文書にて作成し交換（送信）すること。（2）相手方の署名申請者・署名権限者・回覧者・署名名義人及び申請・承認・回覧・署名のルート2.相手方法人側の署名名義人は、相手方法人に代わりその契約を締結する権限を有する相当の役職者または役員でなければならない。署名申請者は、その申請前に、相手方法人の署名名義人にこの権限があることを確認しなければならない。3.相手方が個人の場合または相手方法人が単独で作成し当社に交付する署名付き電子文書についても、前各項に準じる。4.前各項に定める事項の詳細及び必要な場合におけるその例外は別途、通達その他の文書で定める。第9条（他のシステムの使用）指定システム以外のシステム（以下「他のシステム」という）を使用し当社または相手方が署名付き電子文書を作成する場合、署名申請者は、事前に他のシステムの使用及びその使用条件について当社経営企画室に申請し当社の承認を得なければならない。第10条（相手方が外国法人等である場合の取り扱い）署名付き電子文書の相手方が外国法人等である場合または署名付き電子文書の使用場所が外国である場合、署名申請者は、この規程による署名付き電子文書の作成について事前に経営企画室に申請し確認及び承認を得なければならない。2.前項の場合、その外国における署名付き電子文書の有効性及び有効要件、指定システムの外国対応等を考慮し、この規程による署名付き電子文書作成の可否、他のシステムの使用その他を判断し指示する。第11条（保管）電子署名を施した電子文書の保管及び管理は、管理責任者が行なう。やむを得ない事情により代行者を定める場合は、管理責任者の事前承認事項とする。第12条（電子証明書の制定）当該電子証明書の制定は、署名権限者、所管担当者が起案し、該当する稟議規程に従って承認を受けなければならない。第13条（電子証明書の発行）当該電子証明書の発行は第12条で承認後、一定期間以内に所管担当者もしくは管理責任者が管轄の官公庁で発行の手続きを行なう。第14条（電子証明書の管理）当該電子証明書の管理は、所管担当者が行なう。管理の責任は管理責任者が負う。第15条（事業者署名型電子署名の場合）指定システムが、事業者署名型電子契約サービスにおいて、当該サービスの提供事業者が用いるシステムである場合、前三条の規定は適用しない。第16条（監査）当社内部監査室及び法務部は、随時、この規程の遵守状況の監査（システム使用者による指定システム使用状況の監査を含む）を行うことができる。第17条（禁止事項）社員は以下の行為をしてはならず、以下の行為を行いまたは行おうとした場合には就業規則上の懲戒の対象とする。（1）指定システム、指定ID等及び指定マニュアルを含め、当社が指示するところによらず当社が当事者となる電子文書を作成すること。これには、指定システムまたは他のシステムに無断で利用登録することが含まれる。（2）当社が当事者となる電子文書に権限がないのにまたは権限を越えて署名すること。これには、退職・退任、役職・職責変更その他の理由により権限を失ったにもかかわらずこれに署名すること及びその後も指定ID等を保持することが含まれる。（3）その他この規程に反する行為。第18条（改廃）この規程の改廃は、別に定める「規程管理規程」によるものとする。附則この規程は、2026年4月1日より施行する。