# 文書管理規程

- 掲示板ID: 4080000000758660599
- 投稿ID: 4080000000762886944
- 投稿日時: 2026-02-18T16:04:02+09:00
- 投稿者: 堀田信弘

第1章　総　則第1条（目的）この規程は、ネクストホールディングス株式会社（以下「親会社」という）及びその子会社（以下、「当社グループ」という）における文書の保管・保存・廃棄等の管理に関し必要な事項を定め、文書管理業務の効率化をはかることを目的とする。なお、電子にて文書を保存する場合には、別途定める「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」による。第2条（適用範囲及び用語の定義）この規程の適用を受ける文書は、別表に定める文書であって、一定期間保存を要するものをいう。2.この規程で用いる用語の定義は以下の通りとする。（1）文書の保管とは、業務の処理が完結するまで、当該部門の手元に整理して備え置くことをいう。（2）文書の保存とは、文書を業務の処理完結後一定の場所において整理し、備え置くことをいう。（3）文書の廃棄とは、業務の処理が完結し、保管保存を必要としない文書、または保存期間が満了した文書を焼却、裁断等により処分することをいう。第2章　文書の管理第3条（文書統括管理責任者）文書の統括管理部門は親会社経営企画室とし、文書統括管理責任者は親会社経営企画室責任者とする。2.文書統括管理責任者は、文書管理責任者による文書管理及び全社的な文書管理について適切な体制を維持し、問題があれば見直しをする。第4条（文書管理責任者）文書管理責任者は各部門において文書管理を適切に行う責任を有し、部門長以上の役職者が行うものとする。2.文書管理責任者は次の職務を行う。（1）文書の作成、発信、受信に関する管理（2）文書の保管、保存、廃棄の実施管理第5条（文書の保管）文書の保管は、原則として各部門において行うものとする。第6条（文書の保存）文書の保存は、原則として各部門において行うものとする。2.文書を保存する場合は、文書名、保存期間、その他文書保存に必要な事項を明示して保存し、必要に応じて、管理台帳等の管理簿にその旨を記録し、検索しやすいよう保管に努める。3.情報区分が「極秘」または「秘密」に該当する文書の保管については、「情報管理規程」に定めるものとする。第7条（文書の保存期間）文書の保存期間は、法令その他特別に定めのある場合のほか、別表に基づいて、それぞれの文書を保存する。この基準に記載のないものについては、文書管理責任者は文書統括管理責任者と協議の上、決定するものとする。2.文書の保存場所は、文書管理責任者が決定する。第8条（廃棄）保存期間を経過した文書は、文書管理責任者の承認を得て廃棄することができる。2.文書管理責任者は、保存期間を経過した文書であっても、求められる状況に応じてさらに期間を定めて保存することができる。第9条（廃棄処分の方法）廃棄処分を決定した文書は、文書管理責任者と文書統括管理部門が協議の上当該文書の内容を考慮して、焼却、裁断等の処分をする。2.秘密区分が「極秘」、「秘密」となる文書の廃棄については「情報管理規程」に定める方法によるものとする。第3章　その他第10条（改廃）この規程の改廃は、別に定める「規程管理規程」によるものとする。附則この規程は、2026年4月1日から施行する。